Thông thường, các kế hoạch và cố vấn từ các phòng ban trong cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp được trình bày rất chi tiết và nhận được sự quan tâm rất lớn từ đội ngũ lãnh đạo. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, những yếu điểm và vướng mắt sẽ dần được lộ rõ. Lúc này, doanh nghiệp cần phải bình tĩnh, xem xét lại từng bước từ mục tiêu, cách áp dụng và mức độ phù hợp điều kiện khách quan. Dưới đây là những câu hỏi gợi ý mà nhà quản trị có thể dựa vào để điều chỉnh:

Quá trình thực hiện có thể không hoàn toàn đạt được như kế hoạch đề ra

Mục tiêu doanh nghiệp đề ra có quá sức để thực hiện?

Trong quá trình lập kế hoạch, những sự hứa hẹn và tăng trưởng thường được kỳ vọng rất lạc quan. Nguyên nhân của vấn đề này đó là sự chủ quan, các số liệu chưa được khai thác hiệu quả và quá trình phân tích dữ liệu có lỗ hổng. Dù là lý do như thế nào đi chăng nữa thì với mục tiêu được đề cao sẽ dẫn đến những tâm lý chán nản và từ bỏ.

Ví dụ, một doanh nghiệp đặt mục tiêu sẽ có được 50.000 lượng theo dõi fanpage (Follows) trong thời hạn một tháng. Đây là một mục tiêu có thể nói là vượt quá tầm với của quản trị viên khi kết quả không hợp lý với thời gian thực hiện. Qua đó, doanh nghiệp có thể tham khảo nguyên tắc đặt mục tiêu SMART (Specific - Measurable - Attainable - Relevant - Timely) để chia nhỏ mục tiêu thành những cột mốc cần đạt trước khi có sự tiến bộ vượt bậc.

Tận dụng công cụ SMART để dễ dàng đạt mục tiêu trong khả năng

Liệu doanh nghiệp đã kết hợp các nền tảng công nghệ quản trị truyền thông hiệu quả?

Nền tảng công nghệ hỗ trợ cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp có thể kể đến như Facebook Ads, Tik Tok Ads hay Google Ads. Đây là những công cụ phổ biến và có lượng lớn người dùng cao. Tùy vào đối tượng, thông điệp truyền thông và nội dung, các quản trị viên có thể đăng tải và thu hút lượng lớn hưởng ứng. Cần lưu ý rằng, các doanh nghiệp đã thực sự biết khai thác hết tiềm năng của các kênh truyền thông để quảng bá một sự kiện, chương trình hoặc sản phẩm nhằm đặt được cộng hưởng truyền thông.

Thay vì mỗi một kênh là một nội dung khác, một hình thức khác thì sự kết hợp đa kênh là phương pháp giúp gia tăng chú ý cộng đồng một cách tự nhiên, đồng bộ và hiệu quả hơn khi nhiều công cụ được tận dụng triệt để.

Quy trình và văn hóa doanh nghiệp đã thực sự chú trọng vào quá trình quản trị truyền thông?

Tiếp đến đó là yếu tố con người. Sự vận hành của các công cụ được trơn tru và hiệu quả thì yêu cầu kiến thức để sử dụng đóng vai trò tiên quyết. Quá trình đào tạo, cung cấp hiểu biết và thực hành giúp cho người quản trị viên kênh truyền thông thấu hiểu được yêu cầu, mong muốn của doanh nghiệp trong việc truyền tải nội dung hàm súc và cô đọng nhất có thể. 

Ngoài ra, không chỉ một nhân viên chịu trách nhiệm về ý tưởng mà mọi người trong tổ chức có thể đóng góp xây dựng kế hoạch nội dung, chú trọng vào hình ảnh công ty trên nền tảng số đến với khách hàng mục tiêu

Việc lựa chọn sử dụng nguồn lực đa dạng giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sử dụng chi phí

Mở rộng thêm, việc doanh nghiệp lựa chọn đơn vị thực hiện cũng tác động không nhỏ. Nếu như doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ ngoài để tư vấn giải pháp thì công việc có thể được chuyên môn hóa và đồng thời giảm bớt gánh nặng. Doanh nghiệp nếu như không có thế mạnh trong cách quản trị truyền thông thì việc chuyển giao công tác cũng là một giải pháp được xem xét để tập trung những mục tiêu bán hàng hoặc phát triển sản phẩm.

Phương hướng phát triển và các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp có thể hỗ trợ được gì trong quá trình thực hiện?

Giá trị cốt lõi đóng vai trò la bàn giúp doanh nghiệp biết nên phát triển theo hướng nào

Việc đánh giá tăng trưởng, dự đoán về tương lai ngành nghề kinh doanh là rất quan trọng để quyết định xem có cần thiết đầu tư vào mảng truyền thông ồ ạt. Các báo cáo từ phòng ban là nguồn thông tin cậy để người quản lý có thể cân bằng chi tiêu hợp lý. Một ví dụ cụ thể, một sản phẩm đã tới giai đoạn thoái trào thì việc đẩy mạnh truyền thông cũng không thể tăng doanh số vượt bậc hoặc doanh thu từ sản phẩm đấy không thể bù đắp cho chi phí quảng cáo đã bỏ ra.

Cuối cùng, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp giúp thúc đẩy hướng đi đúng đắn, luôn đặt những nguyên tắc làm việc,cam kết với người tiêu dùng, khách hàng lên trên để xử lý những khủng hoảng, khó khăn mà không mất đi lòng tin, giao phó của họ

Tổng kết

Cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp gồm có kế hoạch và tổ chức rất chi tiết và hoàn hảo. Tuy nhiên, tùy vào tình hình kinh tế, môi trường, con người, pháp luật thì quá trình thực hiện có thể diễn ra không như mong đợi. Lúc này, giải pháp có thể áp dụng đó là điều chỉnh mục tiêu, kết hợp các công cụ, tiếp nhận hỗ trợ và đánh giá phương hướng phát triển cũng như thực hiện tốt các quy tắc, giá trị đặt ra.